Le SeTIS Bruxelles toujours à vos côtés!

Chers utilisateurs,

Nous vous contactons dans le cadre des mesures imposées par le dernier comité de concertation fédéral de ce vendredi 30/10. En effet, nous avons tous pu constater que la situation sanitaire en Belgique, et à Bruxelles en particulier, s’est nettement dégradée au cours des dernières semaines.
Nous précisons donc que le SeTIS Bruxelles restera ouvert et disponible pour les prestationsque ce soit à distance ou en présentiel. Conformément aux règles en vigueur, il nous est toutefois demandé à tous de limiter nos déplacements à l’essentiel et éviter les rencontres autant que faire se peut. A ce titre, il est également possible de modifier un rendez-vous que vous auriez déjà en présentiel vers le distanciel, et vice-versa.

Nous vous invitons donc à choisir le type de prestation le plus adéquat à vos besoins :

Téléphone et conférence téléphonique  C’est le moyen le plus simple techniquement de communiquer avec un bénéficiaire si la présence physique d’un interprète n’est pas nécessaire. Il est possible de contacter un interprète par téléphone en étant dans la même pièce que votre bénéficiaire, en utilisant le haut-parleur du téléphone. Il est également possible de mettre en place une conférence téléphonique. Il s’agit d’un dispositif très simple qui vous permet de communiquer avec un bénéficiaire par téléphone avec l’intervention d’un interprète, en étant tous les trois situés dans un lieu différent. Il suffit d’appeler le02 609 51 80,nous communiquer le numéro de téléphone et le nom de la personne que vous souhaitez joindre, la langue qu’il ou elle parle, et nous nous occupons du reste ! 

Comment ?

Le numéro d’appel pour ces prestations est la centrale du service gestion de planning :  02 609 51 80, accessible du lundi au vendredi de 9h à 17h sans interruption. Ce type de prestation ne requiert pas de rendez-vous, mais il se peut qu’aucun interprète parlant la langue demandée ne soit disponible au moment de votre appel (le plus souvent, l’interprète se libère après quelques minutes).Il est également possible de réserver un interprète pour un appel téléphonique prévu plus tard.

Pour quel type de prestations ?

Le téléphone est préconisé dans les situations de communication courtes et relativement simples. Une prestation par téléphone requérant une grande concentration, la durée ne devrait pas excéder 20 minutes. Si, pour une raison ou une autre, vous pensez que cela risque de durer plus longtemps, merci d’en avertir notre service gestion de planning (matching) en début d’appel.  L’intervenant de première ligne peut, avec comme unique objectif de clarifier le contexte de la prestation, s’entretenir préalablement avec l’interprète quelques minutes avant la prestation. L’interprète reçoit au début de toute prestation le temps de se présenter et d’expliquer sa fonction tant à l’utilisateur qu’au bénéficiaire et vérifie la langue d’interprétation. Durant l’intervention téléphonique, l’utilisateur de prestation veille à être clair et concis.  Il s’engage à gérer la communication de manière à laisser l’interprète traduire fidèlement les propos des deux parties.  C’est à lui que revient la charge de gérer et de clôturer l’entretien.

Visioconférence

La visioconférence est un outil bien plus simple d’utilisation qu’il n’y paraît. Il est possible d’utiliser la visioconférence en étant dans la même pièce que votre bénéficiaire. Dans ce cas, nous conseillons d’utiliser un ordinateur muni d’une webcam. Il est également possible de contacter le bénéficiaire en envoyant un lien qui peut être ouvert directement sur un smartphone, sans besoin d’installer une application.

Comment ?

Le SeTIS Bruxelles travaille principalement avec TEAMS, l’application de Microsoft, mais nous pouvons également travailler avec les autres plates-formes existantes selon vos besoins (Zoom, BlueJeans, Google Meet, Whereby, …).

Il est nécessaire de prendre rendez-vous pour les prestations par visioconférence et d’envoyer une invitation à demandes@setisbxl.beN’hésitez pas à prendre contact par téléphone avec notre équipe au02 609 51 80pour demander plus d’informations. Au moment de la prestation, un de nos opérateurs se connecte également pour s’assurer que tout fonctionne au niveau technique et se retire de la conversation dès que vous êtes en contact avec l’interprète et le bénéficiaire.

Pour quel type de prestations ?

La visioconférence est le moyen le plus efficace de remplacer la présence de l’interprète lorsque celle-ci peut être évitée. Elle permet de se rencontrer en visuel, ce qui facilite la communication entre tous, notamment au niveau de l’expression non-verbale et para-verbale, fondamentale dans le travail de l’interprète. Une prestation par visioconférence étant programmée à l’avance, elle peut durer jusqu’à 1h si nécessaire.

Déplacement (ponctuel et permanence)

Les prestations par déplacement sont le type de prestation que nous préconisons en temps normal. Au vu des circonstances actuelles, nous vous invitons à faire appel à nos interprètes selon les modalités que vous jugez les plus adaptées à vos besoins et ceux de vos bénéficiaires.

Comment ?

Il est toujours possible d’effectuer des demandes de prestations par déplacement en ponctuel et en permanences au cours des prochaines semaines. Le SeTIS Bruxelles vient en effet en aide aux secteurs jugés nécessaires par les autorités fédérales. Les demandes peuvent être faites : Par téléphone :02 609 51 80 Par email : demandes@setisbxl.be Par internet : https://www.setisbxl.be/par-internet/

Pour quel type de prestations ?

Le SeTIS Bruxelles préconise que ce type d’interventions soit limité aux situations dans lesquelles la présence de l’interprète est jugée nécessaire par le service utilisateur. Cela peut être le cas pour s’adresser à un public fragilisé ou en décrochage social et/ou numérique ou pour une situation complexe ou délicate, requérant des explications plus précises. La durée de la prestation est également un facteur important dans ce choix. Si votre entretien ne doit durer que quelques minutes, merci de préconiser le distanciel selon les modalités évoquées plus haut.  

Nous invitons les utilisateurs ayant plusieurs rendez-vous dans la même langue au sein de l’institution à essayer de rationaliser les prestations de manière à optimiser les déplacements des interprètes, ce qui permet de faire plusieurs prestations l’une à la suite de l’autre. Dans les temps d’attente comme pendant la prestation, il est évidemment indispensable que les mesures de protection en vigueur soient respectées. A ce titre, nous vous invitons à consulter la checklist que nous vous avions envoyée en date du 5 octobre. https://www.setisbxl.be/wp/wp-content/uploads/2020/10/CHECK-LIST-Covid-19-SeTIS-BXL-1.docx

Nous signalons également que, dans le but de garantir leur sécurité, le SeTIS Bruxelles autorise les interprètes à signaler des situations qui leur semblent peu adéquates ou en contradiction avec les règles de protection d’usage. Ils sont invités à signaler leur inconfort au service utilisateur dans un premier temps, et au SeTIS Bruxelles si une solution n’est pas trouvée. Les interprètes sont autorisés à décliner une prestation s’ils estiment qu’il n’y pas de solution garantissant leur sécurité ou celle d’autrui pour la prestation.

Pour l’ensemble des prestations, les tarifs en vigueur sont repris sur notre site, en suivant ce lien : https://www.setisbxl.be/utilisateur/tarifs/

Si vous avez des questions d’ordre générale, vous pouvez répondre directement à cette adresse: relations.exterieures@setisbxl.be 

Nous vous remercions de votre compréhension et de votre collaboration, Bien cordialement,
L’équipe du SeTIS Bruxelles

Important! Mesures préventives COVID19 pour les prestations par déplacement (18/05/2020)

Chers utilisateurs,
 
En raison de l’assouplissement des mesures de confinement et de la sollicitation de plusieurs services, nous vous informons que nous sommes en mesure de répondre à la reprise progressive des prestations par déplacement dans les limites que suppose la situation actuelle.
 
Nous vous informons que nos interprètes sont munis de masques, de gel hydroalcoolique, ainsi que de gants pour ceux qui le souhaitent. Nous disposerons prochainement de visières pour les situations dans lesquelles cet outil de travail peut s’avérer nécessaire.

Pour rappel, nos interprètes disposent également d’un badge d’identification et d’un SMS qui reprend l’ordre de mission et la personne de contact pour le rendez-vous. Ils peuvent présenter ces pièces sur demande.
 
Dans le cadre de la reprise des prestations dites “présentielles”, nous demandons à toutes les institutions qui souhaitent faire appel à des interprètes de bien vouloir nous envoyer un récapitulatif des mesures qui ont été prises au sein de leur service par e-mail à info@setisbxl.be afin de pouvoir informer nos travailleurs si cela s’avère nécessaire.
 
Nous signalons également que, dans le but de garantir leur sécurité, le SeTIS Bruxelles autorise les interprètes à signaler des situations qui leur semblent peu adéquates ou en contradiction avec les règles de protection d’usage. Ils sont invités à signaler leur inconfort au service utilisateur dans un premier temps, et au SeTIS Bruxelles si une solution n’est pas trouvée. Les interprètes sont autorisés à décliner une prestation s’ils estiment qu’il n’y pas de solution garantissant leur sécurité ou celle d’autrui pour la prestation.
 
Nous vous rappelons également que le SeTIS Bruxelles reste disponible pour les prestations dites “à distance”.
Concrètement, il est également possible de faire appel à nos services par conférence téléphonique et visioconférence
 
En quoi consiste la conférence téléphonique ? 
 
Il s’agit d’un dispositif très simple qui vous permet de communiquer avec un bénéficiaire par téléphone avec l’intervention d’un interprète, en étant tous les trois situés dans un lieu différent.
En quoi consiste la visioconférence ?
Les mêmes dispositions peuvent être utilisées pour une prestation par visioconférence. Pour celle-ci, nous travaillons avec Google Hangouts (qui exige une adresse mail couplée à un compte Google). Hangouts fonctionne également sur Smartphone (via l’App). Il est nécessaire de partager son adresse mail au préalable, soit via Hangouts, soit via un autre canal afin de permettre à notre opérateur de vous contacter via le système.
Le numéro d’appel pour ces prestations reste le même, le service gestion de planning accessible au 02/609.51.80, du lundi au vendredi de 9h à 17h.
Il suffit d’appeler ce numéro, nous communiquer le numéro de la personne que vous souhaitez joindre, la langue qu’il ou elle parle, et nous nous occupons du reste! 
 
Quelques infos utiles: 
  Une prestation par téléphone requérant une grande concentration, la durée ne devrait pas excéder 30 minutes. Si, pour une raison ou une autre, vous pensez que cela risque de durer plus longtemps, merci d’en avertir notre service gestion de planning (matching) en début d’appel.  L’intervenant de première ligne peut, avec comme unique objectif de clarifier le contexte de la prestation, s’entretenir préalablement avec l’interprète quelques minutes avant la prestation. L’interprète reçoit au début de toute prestation le temps de se présenter et d’expliquer sa fonction tant à l’utilisateur qu’au bénéficiaire et vérifie la langue d’interprétation. Durant l’intervention téléphonique, l’utilisateur de prestation veille à être clair et concis.  Il s’engage à gérer la communication de manière à laisser l’interprète traduire fidèlement les propos des deux parties.  C’est à lui que revient la charge de clôturer l’entretien. Une prestation par conférence téléphonique ou visioconférence coûte 9€/15 minutes; une durée de 5 minutes supplémentaires pour les réglages techniques est tolérée sans être facturée.  Les services agréés COCOF Cohésion sociale, santé ainsi que les établissements scolaires et centres PMS disposent d’un accès prépayé dans le cadre de la subsidiation du SeTIS Bruxelles.     
Merci pour votre confiance!

Bien cordialement,

L’équipe du SeTIS Bruxelles
 

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